Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política establece las condiciones para recolectar, almacenar, usar, consultar, circular y suprimir datos personales en la prestación del servicio notarial y en la administración del despacho. Su finalidad es proteger la intimidad y el derecho de hábeas data, facilitar el ejercicio de los derechos de las personas y asegurar el manejo adecuado de la información.

Comprende información física y digital de usuarios, comparecientes, solicitantes, colaboradores, aspirantes, contratistas, proveedores y demás personas naturales vinculadas con el despacho. Obliga al notario, a sus colaboradores y a quienes traten información por cuenta de la Notaría, según sus funciones y las condiciones contractuales aplicables.

El responsable del tratamiento es Alain Duport Jaramillo, en su condición de Notario 67 del Círculo de Bogotá, con domicilio en Bogotá D. C. La dirección de atención es Avenida Calle 72 No. 81A-64. El correo institucional es sesentaysietebogota@supernotariado.gov.co y el teléfono de atención es (601) 2517370.

La función de protección de datos personales y la atención de consultas y reclamos estarán a cargo del notario, quien podrá contar con apoyo administrativo expresamente designado. Las solicitudes pueden presentarse en la sede o por el correo institucional. El teléfono permite obtener orientación sobre estos canales, sin que se divulguen datos privados sin verificar la legitimación del solicitante.

La política puede consultarse en la cartelera de atención al público y en el sitio web institucional https://notaria67.co/. Estos canales permiten solicitar también una copia accesible y orientación sobre el ejercicio de sus derechos.

La política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, en armonía con el Estatuto del Notariado y las reglas especiales de identificación, archivo, publicidad y reserva aplicables a cada actuación.

El titular es la persona natural a quien se refieren los datos. Un dato personal es la información que permite identificarla directa o indirectamente. El tratamiento comprende la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de esa información.

El responsable decide las finalidades y condiciones del tratamiento. El encargado trata datos por cuenta del responsable y conforme a sus instrucciones. La autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del titular, y el aviso de privacidad es la comunicación que informa sobre el tratamiento y la forma de consultar esta política.

Los datos públicos tienen esa naturaleza por disposición constitucional o legal. Los datos privados y semiprivados tienen circulación limitada según su naturaleza. Los datos sensibles afectan la intimidad o pueden generar discriminación, entre ellos los biométricos y los relativos a salud, origen étnico, creencias o vida sexual.

La información se tratará con fundamento legal y para finalidades determinadas, informadas y relacionadas con el servicio o la administración del despacho. Se solicitarán únicamente datos pertinentes y necesarios, mediante autorización cuando sea exigible.

Se procurará que los datos sean exactos, completos y actualizados. Los titulares podrán conocer su existencia y uso y ejercer sus derechos por los canales indicados. El acceso se limitará a personas habilitadas y a lo necesario para sus funciones, con medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a los riesgos.

Quienes intervengan en el tratamiento deberán guardar confidencialidad, incluso después de terminar su vinculación. La información no se venderá ni se utilizará para publicidad, prospección comercial o fines ajenos a los informados sin una habilitación legal o autorización específica válida.

Según el trámite o la relación con el despacho, podrán tratarse datos de identificación y contacto, información familiar, civil, patrimonial, contractual y laboral, documentos de soporte y datos sensibles estrictamente necesarios. La existencia de una categoría de datos no autoriza su recolección indiscriminada.

En la prestación del servicio, la información se utilizará para orientar y atender solicitudes, verificar identidad, capacidad y representación cuando corresponda, preparar y autorizar actuaciones, expedir copias y certificaciones, conservar los archivos a cargo del notario y cumplir los deberes de reporte y colaboración con autoridades competentes.

Los datos de contacto se utilizarán para informar requisitos, citas, estado de trámites y respuestas. Los datos asociados a turnos se limitarán a organizar la atención y evaluar el servicio. Las estadísticas se elaborarán preferentemente con información agregada o anonimizada.

En la administración del despacho, se tratará la información necesaria para selección y vinculación de personal, nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, contratación, pagos, contabilidad y cumplimiento de obligaciones legales. Los datos de salud tendrán acceso restringido y solo se utilizarán en los supuestos legalmente permitidos.

Las peticiones, quejas y reclamos se tratarán para recibirlos, verificar los hechos, responder y atender requerimientos de autoridades. La información compartida se limitará a lo necesario, protegiendo los datos de terceros.

Las medidas de seguridad, cuando impliquen tratamiento de datos personales, tendrán como finalidad prevenir riesgos y esclarecer incidentes que afecten a las personas, los documentos o las instalaciones. Cada mecanismo deberá contar con la información al titular y el fundamento de tratamiento que correspondan.

Cuando sea exigible, se obtendrá autorización previa, expresa e informada y susceptible de consulta posterior, mediante un mecanismo permitido por la ley. Antes de recolectar los datos se informarán el responsable, las finalidades, los derechos del titular y los canales para ejercerlos. El silencio, el ingreso a la sede y la mera publicación de esta política no equivalen a una autorización general. La autorización podrá constar por escrito, oralmente o mediante una conducta inequívoca permitida por la ley, con evidencia que pueda consultarse posteriormente. Para datos sensibles se aplicarán las exigencias reforzadas correspondientes.

La autorización podrá omitirse únicamente cuando exista una excepción legal aplicable, como el tratamiento de datos de naturaleza pública o la información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. El ejercicio de la función notarial no se invocará como una exención general. El fundamento de cada tratamiento deberá poder acreditarse.

Una nueva finalidad que requiera consentimiento deberá informarse y autorizarse antes de su aplicación. La autorización para comunicaciones opcionales se distinguirá de la información necesaria para prestar el servicio.

Los datos biométricos y los relativos a salud, vida sexual, creencias u otras categorías sensibles tendrán protección reforzada. Cuando se solicite autorización para tratarlos, se informará su naturaleza sensible, la finalidad específica y el carácter facultativo de su suministro, y se obtendrá consentimiento explícito, salvo excepción legal aplicable.

La identificación biométrica se realizará solo en los trámites y condiciones que correspondan, mediante los mecanismos habilitados y con acceso restringido. Si una actuación exige legalmente una verificación de identidad, se explicará su fundamento y se aplicarán las alternativas o excepciones previstas por la regulación, sin crear requisitos adicionales ni prometer dispensas generales.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se sujetará al régimen especial de protección, al interés superior y al respeto de sus derechos fundamentales. En las actuaciones legalmente procedentes se recolectará solo la información necesaria y se verificará la legitimación de quien actúe en su representación.

Cuando corresponda obtener autorización, se solicitará al representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, valorando su madurez y capacidad de comprensión. Las imágenes o datos de menores no se utilizarán para difusión o publicidad por el solo hecho de haber sido aportados a un trámite.

La orientación inicial permite identificar el servicio solicitado, asignar el turno y comunicar requisitos generales. Se limitará a la información necesaria para esa finalidad, sin exigir explicaciones sobre asuntos íntimos ni realizar valoraciones jurídicas por parte del personal de seguridad.

La revisión del contenido de documentos y las consultas especializadas corresponderán al personal competente y al notario, dentro de sus funciones. Los usuarios podrán solicitar que una inquietud que involucre información privada sea atendida por ese personal en condiciones que eviten su exposición innecesaria.

El manejo de documentos, pantallas y conversaciones deberá proteger la información frente a terceros ajenos al trámite. Las medidas para agilizar la atención respetarán las formalidades de cada actuación y no justificarán ampliar el acceso a datos privados.

Cuando se utilicen sistemas de videovigilancia, sus imágenes se tratarán para prevención de riesgos, seguridad y esclarecimiento de incidentes. Se informará mediante avisos visibles antes del ingreso a las zonas vigiladas y se limitarán el acceso y la conservación a esas finalidades.

Los sistemas deberán respetar los espacios de intimidad y evitar la captación innecesaria de documentos o pantallas. Esta política no habilita grabación de audio. El acceso a imágenes atenderá la legitimación del solicitante, los derechos de terceros y los requerimientos de autoridades competentes.

Los titulares pueden conocer, actualizar y rectificar sus datos, acceder gratuitamente a ellos, solicitar prueba de la autorización cuando sea exigible, conocer el uso que se les ha dado y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo correspondiente.

También pueden solicitar la supresión de datos y la revocatoria de la autorización en los casos procedentes. Estos derechos no implican eliminar información cuya conservación sea exigida por una obligación legal o contractual, ni alterar o destruir instrumentos y archivos sujetos a reglas especiales. Las negativas se explicarán con su fundamento y las alternativas disponibles.

Las solicitudes se recibirán en la sede o por el correo institucional indicado en esta política. Deberán permitir identificar al titular, conocer la petición y remitir la respuesta. Cuando actúe un representante, causahabiente o persona autorizada, se acreditará esa calidad mediante documentación pertinente.

La verificación de identidad será proporcional y no impondrá autenticaciones o requisitos innecesarios. Las solicitudes presenciales que puedan recibirse verbalmente se documentarán para conservar prueba. La respuesta que contenga información privada se entregará por un medio adecuado y a una persona legitimada.

La Notaría facilitará la recepción de solicitudes y no exigirá expresar una fórmula jurídica particular. Una petición sobre corrección, actualización, supresión, revocatoria o posible incumplimiento se tramitará como reclamo, según su contenido.

Las consultas sobre datos personales se responderán en un máximo de diez días hábiles contados desde la fecha de recepción. Si no es posible hacerlo dentro de ese término, antes de su vencimiento se informarán las razones de la demora y la fecha de respuesta, sin superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Los reclamos de corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán identificar al titular, describir los hechos, señalar un medio de respuesta y acompañar los documentos que se quieran hacer valer. Si están incompletos, se requerirá su subsanación dentro de los cinco días siguientes a la recepción. Transcurridos dos meses desde el requerimiento sin aportar lo solicitado, se entenderá desistido el reclamo.

Si quien recibe el reclamo carece de competencia, lo trasladará a quien corresponda en un máximo de dos días hábiles e informará al interesado. Recibido el reclamo completo, se incluirán en la base de datos la indicación de reclamo en trámite y su motivo en un máximo de dos días hábiles, hasta que se decida.

El reclamo se resolverá en un máximo de quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si se necesita una ampliación, antes del vencimiento se comunicarán sus motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Las quejas sobre la prestación del servicio se atenderán conforme a su régimen propio. Cuando incluyan un asunto de datos personales se tramitará también ese componente. La presentación anónima no impide examinar hechos, aunque el suministro de información privada requiere verificar la legitimación.

Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para sus finalidades y para cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas, contables, fiscales, documentales e históricas. Los instrumentos notariales, el protocolo y los registros sujetos a custodia se conservarán conforme a sus reglas especiales y a los instrumentos archivísticos aplicables.

Los datos de turnos, contactos operativos, solicitudes laborales y grabaciones, cuando existan, no se conservarán indefinidamente por conveniencia. Se definirán y documentarán sus plazos según necesidad y fundamento jurídico. Cumplida la finalidad, se procederá a su supresión segura o anonimización, salvo deber de conservación o necesidad acreditada de preservar evidencia.

Las solicitudes de rectificación de instrumentos públicos o registros se tramitarán mediante los procedimientos legalmente previstos. Se distinguirán de la actualización de datos administrativos para evitar modificaciones improcedentes del archivo.

El acceso de colaboradores y proveedores se limitará a lo necesario para sus funciones. La publicidad legal de determinados instrumentos no convierte toda la información del despacho en datos de libre circulación. Las copias, consultas y certificaciones se expedirán conforme al régimen propio del documento y a las reservas aplicables.

Antes de entregar información a terceros se verificará su autorización o habilitación legal. Los requerimientos de autoridades se atenderán dentro de su competencia y alcance, dejando constancia de la solicitud y de la entrega.

Cuando un proveedor trate datos por cuenta de la Notaría, se establecerán instrucciones y obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado, atención de incidentes y devolución, supresión o conservación legal de la información al terminar la relación. Se revisará su cumplimiento y se evitarán accesos excesivos.

Los servicios de alojamiento, correo, soporte, digitalización o verificación de identidad deberán revisarse según su función real. Las transferencias a responsables distintos y las transmisiones a encargados, incluidas las internacionales, se sujetarán a sus requisitos legales y contractuales. El uso de una plataforma no constituye por sí solo autorización para compartir datos sin límites.

La Notaría adoptará y revisará medidas de seguridad proporcionales a la naturaleza de los datos y a los riesgos del tratamiento. La asignación de accesos, la formación del personal, la custodia documental y los controles tecnológicos se desarrollarán en procedimientos internos sujetos a seguimiento.

Ante un incidente que comprometa datos personales, se evaluará su alcance, se tomarán medidas de contención y corrección y se realizarán las comunicaciones y reportes legalmente procedentes. Los titulares podrán informar posibles incidentes por el correo institucional. La publicación de esta política no constituye una garantía de inexistencia de incidentes ni limita los derechos y responsabilidades previstos por la ley.

Esta política entrará en vigencia en la fecha de aprobación consignada al final y permanecerá vigente hasta que sea actualizada o sustituida. Las bases de datos permanecerán vigentes durante los periodos necesarios para las finalidades y obligaciones indicadas en el numeral 13.

Los cambios sustanciales se comunicarán de manera eficiente antes de implementarlos. Las nuevas finalidades que requieran consentimiento se someterán a autorización. La versión vigente estará disponible en la cartelera y en el sitio web institucional.

Alain Duport Jaramillo, Notario 67 del Círculo de Bogotá, es responsable del tratamiento de los datos personales necesarios para prestar el servicio notarial, verificar identidad cuando corresponda, administrar el despacho, conservar los archivos legalmente exigidos y atender peticiones y requerimientos de autoridades. La información se tratará con autorización cuando sea exigible o con el fundamento legal aplicable, y su acceso se limitará a personas habilitadas.

Usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, acceder gratuitamente a ellos, consultar su uso y solicitar prueba de autorización cuando corresponda. También puede pedir la supresión o revocatoria en los casos procedentes y acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo aplicable. La conservación legal de instrumentos y archivos puede limitar la supresión.

El suministro de datos sensibles y las respuestas sobre datos de niños, niñas y adolescentes son facultativos cuando se solicita autorización, sin perjuicio de los requisitos legales de cada actuación y de las reglas especiales de protección. Las finalidades opcionales se distinguirán de la información necesaria para el servicio.

Presente consultas y reclamos en Avenida Calle 72 No. 81A-64, Bogotá D. C., o en sesentaysietebogota@supernotariado.gov.co. El teléfono de orientación es (601) 2517370. El notario tiene a su cargo la función de protección de datos y la atención de estas solicitudes. Consulte la política completa en la cartelera de atención al Público y en https://notaria67.co/.

Fecha de aprobación 9 de octubre de 2026

Firma: __________________________________________

Alain Duport Jaramillo

Notario 67 del Círculo de Bogotá